Бухгалтерский аутсорсинг для торговых компаний

БУХГАЛТЕРИЯ

адаптированная
для торговых компаний

Экономьте до 65 000 рублей ежемесячно за счёт оптимизации бухгалтерии и налогов.

7 бухгалтеров, 2 налоговых консультанта, юрист и программист заботятся о вашем бизнесе:,

Оптимизируют налоги и взносы

Поможем максимально снизить налоги и взносы в торговой компании в рамках действующего законодательства

Наладят документооборот

Организуем электронный документооборот с Вашими контрагентами

Помогут разобраться в учете

Вы будете понимать важнейшие показатели своего бизнеса: маржинальность, рентабельность, прибыль, и другие

Выставят счета и акты клиентам

Подготовим и разошлем первичку по ЭДО или почте для Ваших клиентов

как мы помогли
оптовым компаниям

Как с нашей помощью владельцы торговых компаний экономили, упрощали работу и процветали

Компания импортер

Задачи

Очевидно, что требовалась бухгалтерия под ключ. И не только. Компания импортировала продукцию из Китая, следовательно, нуждалась в грамотном специалисте по ВЭД. Также необходимо было разработать договоры, должностные инструкции и прочие внутренние документы — вместо форм, скачанных из Интернета. Плюс автоматизация «1С»: клиент пробовал вести учёт в Excel, устанавливал разные приложения — какие-то суммы дублировались, какие-то терялись, в итоге баланс не сводился, данные оказывались недостоверными.

С чего мы начали

Проанализировав запрос клиента, мы сформулировали 5 первостепенных задач:

выбрать подходящую форму налогообложения
поставить бухгалтерию с нуля (налоговый, финансовый, первичный учёт)
внедрить эффективную систему документооборота
разработать внутренние нормативные акты и формы договоров
максимально автоматизировать процессы (установить 1С, обеспечить доступ к базе данных на сервере, настроить интеграцию для простой выгрузки документов и т.д.)

Директор «Финансума» Людмила Эдвардс: «Клиент принял не только правильное, но и своевременное решение. Общими усилиями бухгалтеров, юристов и программистов мы поставили учёт за три дня. Это идеальный вариант, т.к. обычно приходится собирать документы с прошлых периодов, искать «исчезнувшие» данные, исправлять чужие ошибки, а иногда и восстанавливать бухучёт. И мы часто слышим от клиентов, что «надо было сразу к вам обратиться». Мы — за то, чтобы начинать «с чистого листа», поэтому для стартапов у нас хорошие скидки».

Особенности клиента

Компания импортирует товары из Китая уже три года, однако обратилась к нам на этапе стартапа. С самого начала мы действовали оптимально: поставили бухгалтерию «с чистого листа» и решили смежные вопросы: подключили юридическое обслуживание и внедрили автоматизацию.

Особо отметим

Поскольку бизнес основан на импорте китайских товаров, для клиента было важно, чтобы бухгалтер мог грамотно вести учёт ВЭД с КНР. Также нужна была правовая поддержка. И то, и другое «Финансум» взял на себя. Наш эксперт с 8-летним опытом в сфере ВЭД организовал грамотный учёт и консультирует клиента, юрист разрабатывает внешнеэкономические контракты и сопровождает сделки с зарубежными контрагентами.

Решения

Что именно мы сделали

Главный бухгалтер «Финансума», тщательно проанализировав бизнес клиента, предложила схему налогообложения с двумя формами собственности. Поскольку маржинальная прибыль высокая (300%), а покупатели разные (кто-то работает с НДС, кто-то без), остановились на варианте ООО + ИП-импортёр с НДС.
Решили проблему типовых договоров. Наш юрист разработал трудовые договора, приказы, должностные инструкции, договоры поставки и т.п.
Наладили документооборот, включая выставление счетов, накладных, счетов-фактур, УПД. Пока документов было немного, мы формировали их сами, но с развитием бизнеса эту обязанность возложили на сотрудника компании.
Провели ревизию документов. Заменили экземпляры, оформленные неправильно или с ошибками. Внесли исправления в соответствии с требованиями законодательства.
Также предоставили удалённый доступ 24/7 к учётной базе 1С. Это очень удобно для руководителя, который в любой момент может проверить приходы/расходы денежных средств и проанализировать текущее состояние дел. Удобно и для менеджеров, которые работают с разными регионами, находящимися в разных часовых поясах.

Прошло 3 года…

Успешно ведём бухучёт от А до Я, рассчитываем и начисляем зарплату, решаем правовые вопросы. Комплексный подход по принципу «единого окна» — это наша особенность.
Легальными методами оптимизировали налоги — экономия составила 60 000 р./месяц. Таким образом, услуги нашего аутсорсинга окупились в несколько раз.
Штат компании за 3 года вырос до 20+ человек, и мы автоматизировали рассылку расчётных листков по заработной плате (это не только упростило процесс, заменив личную раздачу листов, но также позволило сохранить конфиденциальность зарплатной информации).
Готовим документы для банков и факторинговых компаний, взаимодействуем с ними напрямую.

Мы пояснили, что работать с нами совершенно безопасно — во-первых, мы действительно отвечаем «рублём» за ошибки, допущенные по нашей вине, и это чётко прописано в договоре.

Всё ли так гладко?

С самого начала у клиента было много вопросов и опасений по поводу аутсорсинга: насколько это надёжно, что делать в трудной ситуации, на ком лежит ответственность. Мы пояснили, что работать с нами совершенно безопасно — во-первых, мы действительно отвечаем «рублём» за ошибки, допущенные по нашей вине, и это чётко прописано в договоре. Во-вторых, наш опыт позволяет избежать фатальных промахов. Ну, и главное — мы умеем объяснять сложную информацию понятными словами и не нагружаем клиентов специфической терминологией.

Отзыв заказчика

Честно? Я тревожился за свой бизнес. Мы начинали с нуля, своими руками всё делали. И, конечно, не хотели его потерять, хотели вкладываться по максимуму, двигать вперёд. В этом плане «Финансум» очень помог — слаженная работа бухгалтеров, юристов и технических специалистов позволила решить сложную, на мой взгляд, задачу. И не одну, конечно. Работы было много (а сейчас по мере роста — её ещё больше), но мы со всем справились!

Сколько стоит?

Небольшая компания

Задачи

Это была типичная для малого бизнеса организация, где директор занимается всем сразу. И закупками, и сбытом, когда нужно — обрабатывает заявки, формирует счета-фактуры и накладные, пишет гарантийные письма и т.д. У заместителей — такой же функционал, с уклоном в продажи. Бухгалтер был свой, хотя и приходящий. Чья-то знакомая, которую взяли по рекомендации. Рассчитывали, что нанимают профессионала, который всегда подскажет как правильно и даст ценный совет. Потому что вопросов — уйма. То банки требуют какие-то документы, то с возвратом НДС не всё понятно, то суммы прибыли не сходятся — хотя и не каждый день, но проблемы возникали.

Реальность

Если поначалу, пусть и с неохотой, бухгалтер что-то объяснял, постепенно общение с ним превратилось в квест — чтобы получить ответ, нужно сперва дозвониться. Волей-неволей директору приходилось выяснять всё самому: обращаться в налоговую, ездить в банк, платить за консультации юристам. Даже когда бухгалтер приезжал в офис, от него сложно было добиться вразумительных ответов. И то, что они с директором часами «ковырялись» в 1С (в конце отчётных периодов), ясности не прибавляло. Владельцы бизнеса не догадывались, что «профессионал» подходит к уплате налогов чисто формально, не учитывая реальных обстоятельств (убыток, НДС к возмещению).

Основные сведения о клиенте

Наш клиент занимается оптовой торговлей сантехническими изделиями. Работают с мелко- и среднеоптовыми компаниями, а также с крупными розничными сетями. В команде — три человека, они же соучредители. Бизнес твёрдо стоит на ногах, каналы сбыта, поставок налажены.

Чего не хватало?

Клиент полагал, что бухгалтеру не хватало ответственности и, возможно, компетентности. Что ж, с этим не поспоришь. Кроме того, проанализировав ситуацию, мы пришли к следующему выводу:

необходимо комплексное обслуживание — бухучёт + право + делопроизводство.
Потому что руководитель тратил массу времени на бумажную работу и поиск разного рода информации. Это типичная проблема микропредприятий — в более крупных организациях эти обязанности делегируют секретарям, бухгалтерам, юристам.

Решения