Бухгалтерский аутсорсинг для торговых компаний

Ожидания

Это была типичная для малого бизнеса организация, где директор занимается всем сразу. И закупками, и сбытом, когда нужно — обрабатывает заявки, формирует счета-фактуры и накладные, пишет гарантийные письма и т.д. У заместителей — такой же функционал, с уклоном в продажи. Бухгалтер был свой, хотя и приходящий.

Чья-то знакомая, которую взяли по рекомендации.

Рассчитывали, что нанимают профессионала, который всегда подскажет как правильно и даст ценный совет. Потому что вопросов — уйма. То банки требуют какие-то документы, то с возвратом НДС не всё понятно, то суммы прибыли не сходятся — хотя и не каждый день, но проблемы возникали.

Реальность

Если поначалу, пусть и с неохотой, бухгалтер что-то объяснял, постепенно общение с ним превратилось в квест — чтобы получить ответ, нужно сперва дозвониться. Волей-неволей директору приходилось выяснять всё самому: обращаться в налоговую, ездить в банк, платить за консультации юристам.

Даже когда бухгалтер приезжал в офис, от него сложно было добиться вразумительных ответов. И то, что они с директором часами «ковырялись» в 1С (в конце отчётных периодов), ясности не прибавляло. Владельцы бизнеса не догадывались, что «профессионал» подходит к уплате налогов чисто формально, не учитывая реальных обстоятельств (убыток, НДС к возмещению).

Чего не хватало?

Клиент полагал, что бухгалтеру не хватало ответственности и, возможно, компетентности. Что ж, с этим не поспоришь. Кроме того, проанализировав ситуацию, мы пришли к следующему выводу:

• необходимо комплексное обслуживание — бухучёт + право + делопроизводство.

Потому что руководитель тратил массу времени на бумажную работу и поиск разного рода информации. Это типичная проблема микропредприятий — в более крупных организациях эти обязанности делегируют секретарям, бухгалтерам, юристам.
Клиент с энтузиазмом воспринял наше предложение и сформулировал пожелания:

• контролировать финансовые потоки, не вникая в бухгалтерский учёт
• чтобы бухгалтер сам отвечал на запросы от банков
• получать помощь в организационно-правовых вопросах

Что сказал клиент:
«Я попросил сделать справку для банка, бухгалтер три дня не снимала трубку. При этом накануне сдачи НДС от неё шквал звонков — в 22-23 часа. Говорит, по ночам лучше работается. Сомневаюсь, что так — налоговая постоянно нас штрафует. Несколько тысяч рублей хоть и не деньги, но всё равно неприятно. Когда заблокировали счёт в банке из-за очередного косяка бухгалтера, это стало последней каплей, и я позвонил вам».

Чего не хватало?

Очевидно, что требовалась бухгалтерия под ключ. И не только. Компания импортировала продукцию из Китая, следовательно, нуждалась в грамотном специалисте по ВЭД.

Также необходимо было разработать договоры, должностные инструкции и прочие внутренние документы — вместо форм, скачанных из Интернета. Плюс автоматизация «1С»: клиент пробовал вести учёт в Excel, устанавливал разные приложения — какие-то суммы дублировались, какие-то терялись, в итоге баланс не сводился, данные оказывались недостоверными.

Особо отметим

Поскольку бизнес основан на импорте китайских товаров, для клиента было важно, чтобы бухгалтер мог грамотно вести учёт ВЭД с КНР. Также нужна была правовая поддержка.

И то, и другое «Финансум» взял на себя. Наш эксперт с 8-летним опытом в сфере ВЭД организовал грамотный учёт и консультирует клиента, юрист разрабатывает внешнеэкономические контракты и сопровождает сделки с зарубежными контрагентами.

С чего мы начали

Проанализировав запрос клиента, мы сформулировали 5 первостепенных задач:

• выбрать подходящую форму налогообложения
• поставить бухгалтерию с нуля (налоговый, финансовый, первичный учёт)
• внедрить эффективную систему документооборота
• разработать внутренние нормативные акты и формы договоров
• максимально автоматизировать процессы (установить 1С, обеспечить доступ к базе данных на сервере, настроить интеграцию для простой выгрузки документов и т.д.)

Директор «Финансума» Людмила Эдвардс:
«Клиент принял не только правильное, но и своевременное решение. Общими усилиями бухгалтеров, юристов и программистов мы поставили учёт за три дня. Это идеальный вариант, т.к. обычно приходится собирать документы с прошлых периодов, искать «исчезнувшие» данные, исправлять чужие ошибки, а иногда и восстанавливать бухучёт. И мы часто слышим от клиентов, что «надо было сразу к вам обратиться». Мы — за то, чтобы начинать «с чистого листа», поэтому для стартапов у нас хорошие скидки».

Предыстория

Когда-то в штате был бухгалтер. Молодой, но старательный. И хотя в целом он свои обязанности знал, в силу малого опыта делал ошибки. То отчёт забудет отправить в ФСС, то неправильно посчитает налоги, то не так документы оформит. Случались и штрафы, и длительные задержки с возвратом НДС — по полгода и больше.

Когда бухгалтер уволился, директор передал бухучёт на аутсорсинг. Помимо абонентской платы, компания брала комиссию за возмещение НДС (5%), зато обещала качественное обслуживание. Штрафов поубавилось, однако задержки по возврату никуда не делись, и возникли новые трудности — коммуникационного характера. Если прежний бухгалтер всегда был под рукой, то теперь, чтобы что-то спросить или дать поручение, приходилось связываться с менеджером — и каждый раз это означало ожидание.

Выполнение элементарных задач (например, подготовить документы для банка или для совершения сделки) затягивалось на несколько дней. А ещё клиента, как эстафетную палочку, передавали от одного бухгалтера к другому — в аутсорсинговой компании часто менялись сотрудники. Через год она вообще закрылась, и владелец предприятия обратился к нам.

Итоги первой встречи

Обсудив с клиентом текущую ситуацию, мы рекомендовали ему:

• снизить налог на прибыль — руководитель не подозревал о такой возможности
• настроить учёт себестоимости продукции, чтобы контролировать её маржинальность
• автоматизировать ряд трудоёмких операций, упростив и ускорив обработку данных

Клиент, в свою очередь, решением этих вопросов предложил заняться нам — так мы заключили договор о бухгалтерском обслуживании.

Несколько слов от клиента:
«К этому моменту я был уверен, что косячат все, и особых надежд ни на кого не возлагал. Обратился в «Финансум» случайно — увидел неподалёку на карте, решил заглянуть и пообщаться вживую. В первую очередь обратил внимание на стаж бухгалтеров. Кроме того, понравился энтузиазм, с которым они взялись за решение моих задач — ну, и конечно, отсутствие комиссии за возмещение НДС».

В чём загвоздка?

Энтузиазм решает всё, особенно на этапе стартапа. Молодая компания быстро заключила выгодные контракты с ретейлерами. Правда, своих средств оказалось недостаточно, пришлось прибегнуть к займам. И если прежде с бухгалтерским учётом как-то справлялись сами, то теперь ситуация усложнилась. С одной стороны — сетевики со своими жёсткими требованиями, вплоть до штрафов и неустоек, с другой — производители, с третьей — кредиторы. И все чего-то хотят: товара, денег, отчётов, сверок, гарантийных писем и т.д.
Стало ясно: пора переходить на новый уровень. Срочно, и желательно — вчера. С автоматизацией бизнес-процессов, чётким распределением средств и поэтапным планированием развития. Вот только владелец с трудом представлял, как это делается. Поэтому он обратился в «Финансум». Нашёл, между прочим, нас в Интернете — так же, как и вы сейчас.

Наш план

Обсудив с клиентом проблемы и перспективы бизнеса, мы сформулировали основные задачи на ближайшие полгода и согласовали объём работ.
Вот, что мы решили:

• поставить бухгалтерский учёт и наладить документооборот;
• автоматизировать процессы, где это нужно и возможно;
• разработать план развития бизнеса и его масштабирование.

Через год мы добавили ещё одну задачу:

• организовать структуру группы компаний — вчерашний стартап «вырос» до производства собственной продукции.